Kamis, 14 Mei 2020

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (GENERAL) Food & Beverage Service

 Professional Appearance Standard

  • All employees will report for duty in full specified uniform and accessories. They will maintain neat and tidy appearance and name tag  will format all times.
  • Briefing standard
  • Pre meal briefing will conducted daily 25 minutes prior to opening
  • All schedule staff required to attend
  • Must be brief, constructive and informative.


Maintaining Condition of Menu Standard

  • Menu has to be checked before a restaurant is open.
  • Menu must be clean all the time 


Set Up Table Standard

  • All table will be fully set up before service with a clean silverware and crockery.
  • Set up should be aligned neatly as per standard set up.


Prepare Station Before Service Standard

  • Each waiter station will be cleaned and stocked according to par level, maintain during service and cleaned at the end of the shift.
  • Because service station  at the restaurant, noise level should be kept in a minimum level.
  • Service station will be completely set up 15 minutes.


Taking Reservation Standard

  • Reservation will be taken a pleasant voice, articulate well, and polite, be helpful to get the maximum of information in a prompt manner.


    Greet the Guest Standard

  • Hostess or F&B attendant will greet the guest in a positive manner.
  • First impression is very important
  • Greet the guest in a warm, friendly, genuine and welcoming manner.

    Escort Guest to the Table Standard:

  • Guest will be escorted to the table, leading them by no more than three  feet, using verbal interactions whenever possible. 

    

    Marking tables standard

  • Table will mark immediately after guest seated


    Seating the Guest Standard

  • Guest will be seated in a table which is completely set up spotless clean
  • Ladies will be seated in a sequence of age from oldest to youngest. Lady seating first, man seated at the last.

    Presenting the Menu Standard

  • Menu must be spotless and presentable


    Beverage Taking Order Standard

  • Beverage order has to be taken systematically and accurately
  • Always use suggestive selling
  • All beverage order will be taken in a timely courteous and professional manner.


    Taking Food Order Standard


    Detail Table Standard

  • Detail table done by all f & b attendant

    

    Carrying a Beverage Tray Standard

  •  The appropriate tray is used to suit the size of order
  • A round tray or silver is used for small orders and rectangular trays are used for large drinks order identification of different drinks when serving
  • Trays are loaded, starting from the right side.
  • Trays are carried with the left hand.


    How to Serve Juices and Soft Drinks Standard

  • Soft drinks or fruit juices will be served from the right side.
  • Soft drinks will be garnished with lemon and fruit juices will be garnished with same kind of fruit used juices.


    Presenting Check Standard

  • Check presented with Hotel
  • Check holder with Hotel standard and guest comment inside


    Big Farewell Standard :

  • Spent a few minutes to assist departing guest to say good bye and encourage a return visit remember always smile.


    Reset the Table Standard

  • Dirty table will be cleaned and reset properly with speed efficiency


    Tea Service Standard

  • Tea must be served hot
  • Tea must be served from the right side
  • One guest one tea cup or pot (ASAP)
  •  To be served with cookies


    Cappucino/Hot Coffee Service Standard

  • Cappuccino must be served hot
  • Cold milk are used for garnish
  •  To be served with cookies


    How to Make Cappuccino Standard

  • Cappuccino must be served hot
  • Cold milk are used for cappuccino
  • Cocoa powder for garnish
  • To be served with cookies


    Filling Sugar Containers Standard :

  • Prepare sugar bowl with tea spoon.

HOUSE KEEPING GLOSARIUM

GLOSARIUM

DESCRIPTION

EA (expected arrival) TAMU YANG DIPERKIRAKAN AKAN CHECK IN DI HOTEL PADA HARI TERSEBUT
ED (expected depparture) TAMU YANG DIPERKIRAKAN AKAN CHECK OUT DI HOTEL PADA HARI TERSEBUT
OC (occupaid clean) KAMAR YANG ADA TAMUNYA ( Masih in house ) ATAU ISI DAN DALAM KEADAAN BERSIH ( SUDAH DI BERSIHKAN )
OD (occupaid dirty) KAMAR YANG ADA TAMUNYA ( Masih in house ) ATAU ISI DAN DALAM KEADAAN KOTOR( BELUM DI BERSIHKAN )
VD (vacant dirty) KAMAR YANG KOSONG TIDAK ADA TAMUNYA DAN DALAM KEADAAN KOTOR
VC (vacant clean) KAMAR YANG KOSONG TIDAK ADA TAMUNYA DAN DALAM KEADAAN BERSIH
OOO (out of order) KAMAR YANG KOSONG TIDAK ADA TAMUNYA DAN DALAM KEADAAN RUSAK
VIP (very important person) TAMU YANG DIANGGAP PENTING
RFS (refuse service) KAMAR YANG ADA TAMUNYA TAPI MENOLAK UNTUK DI BERSIHKAN KAMARNYA
DND (do not distrub) KAMAR YANG DIISI TAMU, TAPI DALAM KEADAAN TIDAK MAU DIGANGGU
NO SHOW TAMU YANG SEHARUSNYA DATANG PADA TANGGAL YG DI TENTUKAN TAPI PADA TANGGAL TERSEBUT KAMAR TIDAK DI TEMPATI
ONL (occupaid no lugagge) KAMAR YANG ADA TAMUNYA, TAPI DI DALAM KAMAR TIDAK ADA BARANG MILIK TAMU TERSEBUT
DOUBLE LOCK KAMAR YANG DI KUNCI GANDA OLEH TAMU
SO (sleep out) TAMU YANG SUDAH PESAN KAMAR DI HOTEL TAPI KAMAR TIDAK DIGUNAKAN ( HANYA ADA BARANG MILIK TAMU )
FIT (free individual treveller) TAMU YANG MELAKUKAN PEMESANAN KAMAR SECARA LANGSUNG TANPA MENGGUNAKAN PIHAK KETIGA
CASH BASIS PEMBAYARAN OUTLET SECARA LANGSUNG
PA (payment account) PEMBAYARAN OUTLET SECARA LANGSUNG DAN TIDAK DITANGGUNG PIHAK KETIGA
RBF (room breakfast) KAMAR BERIKUT DENGAN SARAPAN
RO (room only) KAMAR TANPA DENGAN SARAPAN
EB ( EXTRA BED )  BED TAMBAHAN DI KAMAR
BED DOWN BED YANG DITURUNKAN DILANTAI
PMR (please make up room) KAMAR YANG MEMINTA UNTUK DIBERSIHKAN
HU (house use) KAMAR YANG DIISI DARI PIHAK MANAJEMEN HOTEL
TURNING MATRASS PROSESS PEMUTARAN MATRASS AGAR KUALITAS BED TERJAGA
WELLCOME LETTER SURAT UCAPAN SELAMAT DATANG
WELLCOME FRUIT BUAH UNTUK UCAPAN SELAMAT DATANG
WELLCOME CAKE ROTI UNTUK UCAPAN SELAMAT DATANG
L&F (lost and found) BARANG PENEMUAN DI HOTEL
LOAN ITEM BARANG YANG BISA DIPINJAM OLEH TAMU
LUGAGE DOWN PENURUNAN BARANG TAMU
INCOGNITO TAMU YANG CHECK IN DAN IDENTITAS TAMU TIDAK MAU DIKETAHUI PIHAK LAIN
COMPLIMENT SEMUA DITANGGUNG OLEH MANAJEMEN
CORPORATE PERJANJIAN DENGAN INSTANSI ATAU PERUSAHAAN LAIN
DAY USE TAMU YANG CHECK IN DAN CHECK OUT PADA HARI YANG SAMA
CAR ( CHECK OUT AFTER RUNNING )  TAMU YANG BELUM WAKTUNYA CHECK OUT TAPI SUDAH MEMUTUSKAN UNTUK CHECK OUT ( DI SYSTEM MASIH DI BUAT OC )
EARLY CI TAMU YANG CHECK IN AWAL 
EARLY CO TAMU YANG CHECK OUT AWAL 

Rabu, 13 Mei 2020

TARGET COSTING

Latar Belakang :

Sehubungan dengan permintaan konsumen yang ingin produk bermutu tinggi dan murah, sehingga perusahaan selalu dituntut membuat produk baru hasil perbaikan-perbaikan. Jadi perusahaan perlu menjalankan System Manajemen Biaya Total yang terdiri dari :

  1. Penentuan Biaya Target / Genkakikaku à Sistem untuk mendukung proses pengurangan biaya dalam tahap design produk
  2. Penentuan biaya Keizen / Genkakaizen à Sistem untuk mengurangi biaya dalam proses pemanufakturan produk yang ada dengan cara-cara tertentu.

Definisi Target Costing :

Penentuan biaya yang diharapkan untuk suatu produk berdasarkan harga yang kompetitif, sehingga produk tersebut akan dapat memperoleh laba yang diharapkan.

Target Costing menentukan biaya berdasarkan harga yang kompetitif à sehingga yang gunakan Target Costing harus sering mengadopsi ukuran-ukuran penurunan biaya yang ketat atau merancang ulang produk atau proses produksi agar dapat memenuhi harga yang ditentukan pasar tetapi tetap dapatkan laba.

Harga Kompetitif – Laba yang Diingini à    Biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk

                                                                        Membuat suatu produk à Target Costing

Target Costing dapat dicapai jika à memaksa lakukan efisiensi / pengeliminasian pemborosan-pemborosan atau lakuin keizen (continuous improvement) à artinya : Tentukan harga serendah-rendahnya untuk memaksa tiap orang memaksimumkan efisiensi di segala hal à agar bisa untung maksimum.

Dengan demikian Target Costing membuat perusahaan menjadi lebih kompetitif, dimana Target Costing adalah bentuk strategi umum dalam industri saat menghadapi persaingan yang sangat ketat dimana perbedaan sangat kecil di dalam harga dapat menarik perhatian besar konsumen (apalagi barang yang memiliki subtitusi)

Contoh Kasus :

Henry Ford menghadapi persaingan yang memaksa ia mencari-cari cara agar dapat menurunkan biaya dari tahun ke tahun, pada saat yang sama harus menghasilkan produk dengan kualitas bagus dan fungsi produk yang baik à Artinya Henry Ford menjalankan apa yang dikenal dengan Target Costing.

Henry Ford memiliki 2 alternatif turunkan biaya :

  1. Mengintegrasikan teknologi pemanufakturan maju
  2. Design ulang terhadap produk à merancang produk dengan  biaya lebih rendah tanpa mengurangi kualitas produk, misalnya dengan cara mengganti splash shield dari bahan plastic baru dengan bahan plastic daur ulang

Cara yang ke-2 lebih umum dilakukan karena cara ini diyakini akan berpengaruh besar terhadap total biaya selama siklus hidup produk

Ada 5 (lima) tahap pengimplementasian pendekatan target costing :

  1. Menentukan harga pasar kompetitif
  2. Menentukan laba yang diharapkan
  3. Menghitung target biaya pada harga pasar dikurangi laba yang diharapkan
  4. Gunakan rekayasa nilai (value) untuk mengidentifikasi cara-cara yang dapat digunakan agar terjadi penurunan biaya produksi
  5. Estimasi Biaya setelah rekayasa nilai
  6. Aktivitas-aktivitas untuk mencapai Biaya target à Keizen Costing / Genkakaizen

Cara ke-4 hingga ke-6 dapat dikatakan sebagai cara untuk mencapai target biaya.

REKAYASA NILAI (VALUE)

à Digunakan dalam Target Costing untuk menurunkan biaya produksi melalui analisis konsumen, yang digunakan untuk mengidentifikasi preferensi konsumen yang kritis/penting guna mengetahui konsumen maunya produk yang kaya apa berhubungan dengan fungsi-fungsinya, jika ada produk hasil inovasi atau produk baru.

Klasifikasi produk berdasarkan fungsionalitasnya dibagi menjadi 2 (dua) :

1.        Kelompok produk yang fungsionalitasnya relatif mudah ditambah/dikurangi à kelompok produk yang sering berubah model /  sering mengalami perbaikan / sering alami perubahan preferensi konsumen. Contoh : Mobil, handphone, jam tangan dll

à Untuk kelompok ini, produsen harus selalu inovatif à Cycle Life Productnya pendek, misalnya dalam produksi mobil dituntut selalu dapat menghasilkan mobil dengan penampilan baru, tambahan fasilitas keamanan sedang dalam computer software selalu dituntut untuk hasilkan software dengan kemampuan melakukan analysis yang lebih baik dan tepat.

2.        Kelompok produk yang fungsionalitasnya relatif stabil (tidak sering terjadi perubahan model). Produk dalam golongan ini, modelnya relatif stabil / tidak sering mengalami perubahan preferensi konsumen. Contohnya : Peralatan konstruksi, truk, alat kedokteran dll à produk-produk ini

à Untuk kelompok ini produsen harus merancang fungsionalitas produk sebaik mungkin (karena cendrung stabil)

 

Untuk produk Kelompok ke-1 à peran REKAYASA NILAI dibutuhkan melalui ANALISIS FUNGSIONAL à dilakukan pengkajian kinerja dan biaya dari masing-masing fungsi produk sehingga dapat diseimbangkan antara ke-2nya.

Idealnya adalah kinerja / fungsi produk yang diharapkan konsumen (preferensi konsumen) tercapai dengan tetap mempertahankan biaya rendah à Proses Benchmarking (Mengikuti hal-hal positif yang pernah dijalankan oleh perusahaan-perusahaan sejenis) ikut dilibatkan

Contohnya :

Industri mobil à preferensi konsumen maunya ada perbaikan ‘safety airbag’. Produsen akan  melakukan analisis fungsional dengan mencari informasi berapa biaya yang akan dikeluarkan untuk perbaikan ‘safety airbag’ à kemudian membandingkan dengan kendala target costing-nya à tentukan apa masih bisa Target Costing dicapai jika perbaikan ‘safety airbag’ dilakukan ????

à Bila ternyata Target Costing tidak dapat tercapai à cari cara-cara yang bisa kembali mencapai Target Costing sehingga preferensi konsumen dapat tercapai à Gunakan cara-cara manufaktur maju seperti Continuous Improvement, benchmarking dll…

Untuk produk Kelompok ke-2 à gunakan Analisis Design

  • Tim design menyiapkan beberapa design produk yang memiliki biaya rendah dan kompetitif, dimana tiap design punya keistimewaan yang serupa tetapi tampilan dan biaya yang berbeda.
  • Tim design bekerja bersama dengan seorang manajemen biaya untuk dapat menentukan design yang terbaik dengan tidak melebihi Target Costing sekaligus memenuhi preferensi konsumen

KEIZEN COSTING

  • Tujuannya untuk menurunkan biaya produksi
  • Terjadi dalam proses pengolahan produk (berbeda target costing terjadi dalam proses design produk)
  • Penyempurnaan yang berkesinambungan dengan melibatkan semua orang dalam organisasi .
  • Keizen memayungi sebagian besar praktik-praktik kegiatan produksi seperti : Orientasi palanggan, robotic, otomasi, JIT, Tanpa Cacat dll


Senin, 11 Mei 2020

FAKTOR PEMBUATAN TARGET & BUDGET PLAN

Importance of Budget: Why is it important for the government to ...

Dalam pembuatan target dan budget plan untuk investasi dibidang perhotelan akan menggunakan 8 parameter yang mencakup perkembangan kondisi dan situasi  external ( bisnis hotel pada umumnya )  maupun  internal perusahaan / hotel yaitu :

1.      Trend bisnis perhotelan yang sedang berlangsung saat ini

2.      Hasil Operasional hotel tahun sebelumnya, atau hasil dari hotel2 yang sdh ada dengan melihat grafik hasil operasional per bulan.

3.      Pertumbuhan ekonomi  dan tingkat inflasi  secara nasional

4.      Adanya perencanaan untuk  re-investasi atau penambahan outlet penjualan dan penambahan fasilitas lainnya, atau posisi hotel dalam jangka panjang

5.      Hasil survey kemampuan daya beli pasar yang terkait dengan :

-                % Occupancy rate  regional

-                Segmenting, targeting dan positioning hotel 

-                Agenda event  daerah dan event nasional

-                Besaran  kemampuan daya beli pasar

-                Gaya hidup masyarakat

-                Survey rata-rata hasil penjualan untuk hotel dan  restaurant se kelas.

6.      Faktor total biaya operasional

7.      Kewajiban angsuran perusahaan kepada pihak bank.

8.      Type / karakter hotel yang akan dibangun.


HAL-HAL YANG DAPAT MEMPENGARUHI TINGGI RENDAHNYA FOOD COST


Why understanding your costs is important for price-setting ...  



















F&B SERVICE
  1. Sajian makanan & minuman yang tidak dibuatkan Bill ( OC, Entertaint, Test Food, Food Promotion) atau tidak dibuatkannya  Food Adjusment untuk  Well Come Drink.
  2. Jika hal diatas dibuatkan bill, Cost control akan membuat summary dari bill-bill tersebut dan dibebankan sebagai biaya pada departemen yang bersangkutan.
  3. Pemberian discount, akibatnya mengurangi harga jual sehingga Cost naik.


F&B PRODUCT
  1. Untuk menu Ala Carte, harus mempunyai menu recipe, dengan dasar menu recipe dapat ditentukan harga jual, dengan perhitungan Food Cost maximum 37 %.
  2. Dengan tidak adanya menu recipe sajian porsi makanan dari masing-masing cook akan tidak sama, dan taste berbeda.
  3. Over prepare untuk set up breakfast, banquet  dan acara food promotion.
  4. Chef tidak membuat food adjusment terhadap product untuk fruit basket, food promotion , promotion by afternoon tea , social sport activity, food testing dll.
  5. Tidak adanya food adjusment  untuk bahan makanan yang rusak akibat dari system penyimpanan atau over stock.
  6. Perlu diingat bahwa bahan makanan yang rusak akibat penyimpanan atau over stock tidak menambah food cost, namun menjadi beban biaya yang disebut food spoiled.

FRONT OFFICE
  1. Besar kecilnya sharring revenue untuk breakfast dari room sales, reguler maupun package (breakdown revenue)  dapat berpengaruh pada food cost.
  2. Total Room Compliment Include Breakfast.

MARKETING
  1. Tinggi rendahnya harga jual pada systim paket, Banquet, wisuda (Lunch box/ snack box) sangat mempengaruhi tinggi rendahnya food cost.
  2. Tidak adanya koordinasi antara Marketing dan F&B departemen (Chef) dalam menawarkan menu banquet, untuk menghitung cost dan harga jual.

ACCOUNTING
  1. Kwalitas bahan yang diterima : Receiving harus mempunyai standart bahan makanan yang dapat diterima. Jika kwalitas barang baik, akan tidak banyak bahan yang terbuang dan sebaliknya. Contoh :  Kwalitas daging, telur, sayur, tomat, buah  dsb.
  2. Harga pokok pembelian :
    • Langka dan tidak nya bahan makanan
    • Cara pembelian – Cash harga akan murah – Credit harga tinggi.
    • Ada dan tidaknya supplier pembanding.
    • Ada dan tidaknya  kontrak harga dengan supplier.
  3. Sebagai dasar pertimbangan harga dengan supplier, perlu adanya market survey.  
  4. Ketelitian dalam melakukan inventory.
  5. Food transfer to room  (Complimentary condiment)